Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest [NAZWA FIRMY], [ADRES], NIP [NIP], e-mail: biznesaihelp@gmail.com, tel. +48 730 036 238 (dalej „BiznesAI Beauty").

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto salonu: e-mail, nazwa salonu, hasło (przechowywane w postaci zahaszowanej), dane profilu (telefon, adres, Instagram, godziny pracy).
• Dane klientów salonu: imię, telefon, opcjonalnie e-mail i notatki – wprowadzane przez salon lub podawane przy rezerwacji online.
• Dane operacyjne: wizyty, usługi, ceny, wpisy księgowe (przychody i koszty).
• Dane podatkowe konta: NIP, imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, kod urzędu skarbowego, forma opodatkowania i data rozpoczęcia działalności – podawane dobrowolnie i wyłącznie po to, by przygotować deklarację, plik JPK albo fakturę.
• Formularze przed wizytą (jeśli salon je włączy): odpowiedzi klienta na pytania ułożone przez salon, jego imię i nazwisko oraz podpis złożony palcem na ekranie. Jeżeli salon pyta o zdrowie (leki, ciąża, alergie, przeciwwskazania), są to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Treść pytań i zgód układa wyłącznie salon – BiznesAI nie podpowiada klauzul i nie ocenia ich poprawności. Podpis zbierany na ekranie to podpis odręczny ze znacznikiem czasu; nie jest to podpis elektroniczny w rozumieniu przepisów eIDAS.
• Opinie klientów salonu: ocena, treść i podpis wybrany przez autora opinii (wystawionej z linku do jego wizyty, po jej terminie) oraz odpowiedź salonu. Opinia z podpisem jest widoczna na stronie rezerwacji salonu.
• Zgody klientów salonu na oferty: czy i od kiedy klient zgodził się na SMS-y i e-maile z ofertami od salonu (zaznaczając pole przy rezerwacji albo przy salonie, który opisuje, jak zgodę wyrażono), dokładne zdanie zgody z formularza rezerwacji albo opis salonu, jak ją wyrażono, oraz kiedy i przez kogo zgoda została cofnięta.
• Lista oczekujących (jeśli salon ją prowadzi): imię, numer telefonu i opcjonalnie e-mail osoby, która czeka na wolny termin, oraz usługa, pracownik, dni i pora, które jej pasują – podane na stronie rezerwacji albo wpisane przez salon.
• Klucze do systemów zewnętrznych: token KSeF i klucz Stripe, jeśli sam je zapiszesz. Przechowujemy je w postaci zaszyfrowanej i nie pokazujemy ich ponownie.
• Pracownicy salonu (jeśli salon ich doda): imię, telefon i e-mail, grafik pracy, urlopy i dni wolne, usługi, które wykonują, forma współpracy (etat, B2B, najem stanowiska) z prowizją albo czynszem i statusem VAT; przy dostępie do panelu pracownika także hasło (w postaci zahaszowanej). Dane wprowadza salon.
• Zgłoszenia wczesnego dostępu: imię, e-mail, opcjonalnie telefon, miasto, nazwa firmy, branża i treść wiadomości – podane w formularzu na stronie głównej.
• Rozmowy z asystentem AI: pytania, które mu zadajesz, i jego odpowiedzi.
• Odczyty zdjęć i plików dokumentów: dane odczytane z dokumentu (np. sprzedawca, NIP, numer, kwoty, stawki VAT) i pełny tekst odczytu – z nich sprawdzamy potem kwoty w Dzienniku.

3. Cel i podstawa prawna

• Świadczenie usługi (prowadzenie konta, rezerwacje, CRM, moduł księgowy) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Wysyłka powiadomień e-mail o rezerwacjach i potwierdzeń – art. 6 ust. 1 lit. b/f RODO.
• Bezpieczeństwo i rozwój usługi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
• Formularze przed wizytą – podstawą dla salonu jest wyraźna zgoda klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO, gdy pytania dotyczą zdrowia) oraz wykonanie umowy o usługę. Zgodę zbiera salon na stronie formularza.
• Opinie klientów – publikacja na stronie rezerwacji na życzenie autora, który może opinię w każdej chwili poprawić albo usunąć z linku do swojej wizyty (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Rejestr zgód na oferty – zgoda klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Aplikacja sama nie wysyła ofert; rejestr pozwala salonowi wiedzieć, komu wolno je wysłać, i wykazać zgodę. Zgodę można cofnąć w każdej chwili na stronie swojej wizyty albo prosząc salon.
• Lista oczekujących – zgoda osoby, która zapisuje się na stronie rezerwacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Link „Wypisz mnie” w każdej wiadomości o wolnym terminie wycofuje zgodę i usuwa zgłoszenie razem z imieniem, numerem i e-mailem. Do tego czasu zgłoszenie jest na liście salonu, który może je też usunąć sam.
• Zgłoszenia wczesnego dostępu – kontakt w sprawie BiznesAI na podstawie zgody wyrażonej przy formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Trzymamy je do czasu wycofania zgody; żeby je usunąć, napisz na adres z punktu 9.

W odniesieniu do danych klientów i pracowników salonu salon jest administratorem, a BiznesAI Beauty działa jako podmiot przetwarzający na jego zlecenie (powierzenie przetwarzania, art. 28 RODO). Dotyczy to także odpowiedzi z formularzy i podpisów: decyduje o nich salon, my je wyłącznie przechowujemy i udostępniamy w jego panelu.

4. Odbiorcy / podmioty przetwarzające

Korzystamy z zaufanych dostawców wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania usługi:

• Railway – hosting aplikacji i baza danych (serwery w UE).
• Resend – wysyłka wiadomości e-mail (powiadomienia, reset hasła).
• Anthropic (USA – dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy; podstawa przekazania: [PODSTAWA PRZEKAZANIA – do uzupełnienia przez administratora]) – model AI obsługujący czat, doradcę podatkowego i odczyt zdjęć dokumentów. Trafia tam treść pytań wysłanych do asystenta i zdjęcia dokumentów do odczytania (w całości, z tym, co na nich widać). Przy „Analizie mojego salonu” trafia tylko branża, roczne sumy przychodu i kosztów oraz wyliczenia podatków i składek – bez nazwy firmy, NIP-u i danych klientów.
• SMSAPI – wysyłka SMS-ów z przypomnieniem o wizycie, jeśli salon je włączy. Trafiają tam imię i numer telefonu klienta salonu.
• Stripe – obsługa zadatków za wizytę, jeśli salon ją włączy. Płatność idzie na konto Stripe salonu; my przekazujemy tylko dane potrzebne do jej rozliczenia.
• Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów) – faktury wysyłane przez Ciebie do KSeF. To wymóg przepisów, nie nasz wybór.
• Google Fonts – kroje pisma pobierane przez przeglądarkę bezpośrednio z serwerów Google przy otwarciu strony; Google poznaje wtedy adres IP odwiedzającego.
• cdnjs (Cloudflare) – biblioteka rysująca wykresy, pobierana przez przeglądarkę przy otwarciu aplikacji; Cloudflare poznaje wtedy adres IP odwiedzającego.
• Wykaz podatników VAT (Ministerstwo Finansów) – tylko gdy klikniesz „Uzupełnij z wykazu MF” przy fakturze: wysyłamy tam wpisany NIP nabywcy i odbieramy jego nazwę i adres z publicznego wykazu. Nic więcej tam nie trafia.
• Kalendarz Google – tylko gdy klient sam kliknie „Kalendarz Google” przy swojej wizycie: przeglądarka otwiera wtedy stronę Google z danymi wizyty (usługa, termin, adres salonu, link do zmiany wizyty), a Google przetwarza je na zasadach własnej polityki prywatności. Sami nic do Google nie wysyłamy.

5. Okres przechowywania

Wypełniony formularz zostaje przy kliencie w panelu salonu – to dokument, na który salon może się powołać w razie sporu, więc nie kasujemy go automatycznie. Usuniemy go (albo wszystkie formularze wskazanej osoby) na zgłoszenie wysłane na adres z punktu 9.

Dane przechowujemy przez czas korzystania z usługi. Konto usuwamy na Twoją prośbę – napisz na adres podany w punkcie 9, a skasujemy je wraz z danymi, z wyjątkiem informacji wymaganych przepisami prawa (np. rozliczeniowych). W panelu nie ma jeszcze przycisku, który robi to samodzielnie.

6. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu. Każde z nich realizujemy na zgłoszenie wysłane na adres z punktu 9 – kopię swoich danych przygotujemy i odeślemy. Możesz też wnieść skargę do Prezesa UODO.

7. Bezpieczeństwo

Hasła są hashowane algorytmem BCrypt (z indywidualną solą dla każdego konta), dostęp do danych chroniony tokenami, a dane każdego salonu są od siebie odseparowane. Transmisja odbywa się szyfrowanym połączeniem HTTPS. Szczegóły – co robimy i czego nie obiecujemy – opisuje strona Bezpieczeństwo i dane.

8. Pliki cookie

Aplikacja przechowuje w przeglądarce dane niezbędne do działania (token logowania, e-mail i nazwa konta, wybór języka, wybrana branża, numer wydania kodu) w mechanizmie localStorage. Nie stosujemy cookie marketingowych ani śledzących.

9. Kontakt

W sprawach ochrony danych: biznesaihelp@gmail.com, tel. +48 730 036 238.